ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Уватского районного суда Тюменской области

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Архив, являясь структурным подразделением районного суда создается и ликвидируется приказом председателем районного суда.

Архив непосредственно подчиняется председателю районного суда.

Архив возглавляет заведующий, назначенный на должность приказом председателя районного суда.

В своей деятельности архив руководствуется:

- законодательством РФ;

- Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденную приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном суде в Российской Федерации от 29.04.2003 г. № 36, Инструкцией « О порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции» утвержденную приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном суде РФ от 04 ноября 1999 г. № 137, а также настоящим Положением.

1.4 Деятельность работников архива регулируется должностными инструкциями. Должностные инструкции утверждаются председателем суда.

2. СТРУКТУРА

2.1 Состав и штатную численность архива утверждает председатель районного суда исходя из конкретных условий и особенностей деятельности суда по согласованию с начальником управления Судебного департамента в Тюменской области.

3. ЗАДАЧИ

На архив возлагаются следующие задачи:

- прием документов на хранение;

- методическое руководство работой служб по вопросам делопроизводства;

- учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата;

- учетная документация;

- картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалах отражены на алфавитных и регистрационных карточках;

- методические пособия по различным видам архивных работ и документальной части делопроизводства.

4. ФУНКЦИИ

Архив выполняет следующие функции:

4.1 прием, регистрация, учет, систематизация документов, отработанных в соответствии с установленными требованиями;

4.2 работа по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов (описей, карточек, каталогов, обзоров, справок, пр.);

4.3 оформление учетных документов (книг учета поступления и выбытия дел, списков фондов, листов фондов);

4.4 поиск необходимых документов;

4.5 организация использования документов:

- информирование работников о составе и содержании документов архива;

- выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов для служебного и научного использования, для работы в помещении архива.

4.6 инструктирование работников суда о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив;

4.7 контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством;

4.8 работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения;

4.9 составление описей дел передачи документов в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;

4.10 контроль за соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

4.11 работа по восстановлению документов;

4.12 учет документооборота и количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;

4.13 составление установленной отчетности;

4.14 разработка положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела;

4.15 работа по защите информации, составляющей государственную и служебную тайну;

4.16 проверки правильности учета и хранения бланков строгой отчетности в суде;

4.17 разработка и согласование с госархивом графиков представления описей дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов на государственное хранение.

5. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

Архив хранит:

- законченные делопроизводством документы постоянного хранения, имеющие социальное, научное, историческое и т.д. значение, документы долговременного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно) сроков хранения, необходимые в практической деятельности;

- документы по личному составу суда;

- ведомственные издания;

- страховой фонд особо ценных документов, микрофотокопии и другие копии документов необходимые практической работы;

- научно-справочный аппарат.

6. ПРАВА

6.1 Архив имеет право:

- давать указания работникам суда по вопросам, относящимся к компетенции архива и вытекающим из функций, которые перечислены в положении;

- запрашивать от структурных подразделений суда сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;

- не принимать документы, подготовленные с нарушением установленных правил.

6.2 Заведующий архивом имеет право:

- вносить предложения в отдел кадров и руководству суда по вопросам

совершенствования работы архива, их поощрения за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину;

- давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива;

- подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью архива.

7. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СЛУЖЕБНЫЕ СВЯЗИ)

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, архив взаимодействует:

7.1 С канцелярией по вопросам:

- ведения производства;

- подготовки и представления документов на хранение в архив;

- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению.

7.2 Со всеми работниками суда:

- передачи документов и их копий, справок для использования в работе;

- поиска необходимой информации;

- обеспечения оргтехникой, оборудованием канцелярскими принадлежностями, бланками документов архива;

- обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр..

7.3 С отделом организационно-правовым обеспечением деятельности судов по правовым вопросам, связанных с подготовкой документов.

8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

8.1 Ответственность за ненадлежащее выполнение архивом функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий архивом.

8.2 На заведующего архивом возлагается персональная ответственность за:

- организацию деятельности архива по выполнению возложенных на него задач и функций;

- создание надлежащих условий для использования документов, находящихся в архиве (оперативный поиск, подготовка помещений для работы с документами, изготовление копий, пр.);

- сохранность принятых документов и выдаваемых для использования документов;

- соблюдение работниками архива трудовой и производственной дисциплины;

-обеспечение сохранности имущества, находящегося в архиве, и соблюдение правил пожарной безопасности;

-подбор, расстановку и деятельность работников архива.

8.3 Ответственность работников архива устанавливается должностными инструкциями.